APAAR

The Transformative Impact of APAAR on Student Life and Digital Education in India

Challenges in Integrating SDMIS, PEN, APAAR, and Aadhaar in India’s Education System: Impacts on Students and Parents

Advisory on Changing Student Name & Date of Birth in AAPAR Records (2025)

APAAR Name Change & date of Birth Ministry of Education Letter 28February 2025

Why is AAPAR Important?

AAPAR (Automated Permanent Academic Record) is crucial for maintaining student records throughout their academic journey. It ensures smooth transitions between schools, accurate board examination details, and hassle-free government documentation (e.g., Aadhaar, passport, scholarships).

Why Correct Name & Date of Birth (DOB) Matter?

Having the correct name and DOB in AAPAR is essential because:
✔ It ensures board exam certificates and school documents match official records.
✔ It avoids issues in college admissions, government exams, and jobs.
✔ Mistakes in DOB can affect eligibility for scholarships, entrance exams, and age-restricted benefits.
✔ Incorrect details may lead to passport or visa rejection in the future.

Example of Consequences

  • If a student’s DOB is incorrectly recorded as 2009 instead of 2008, they might miss eligibility for competitive exams with an age limit.
  • A misspelled name (e.g., “Rohit” instead of “Rohith”) can cause delays in official verifications for jobs and government IDs.

For Students & Parents

When Can You Request a Name or DOB Change?

  • Spelling mistakes in name/DOB (e.g., “Aman” vs. “Amann”).
  • Legal name change due to adoption, religious reasons, or personal choice.
  • Incorrect DOB recorded in school records.

How to Apply?

  1. Write an application to the school principal stating the correction needed.
  2. Attach proof (birth certificate, Aadhaar, previous school records, Gazette Notification, and affidavit if required).
  3. Apply to the school office.
  4. Follow up to ensure the change is updated in AAPAR.

For School Authorities

Verification Process

  • Ensure parents provide valid proof before making changes.
  • Cross-check birth certificates, previous school records, and official IDs.
  • If required, ask for an affidavit or gazette notification.

Updating AAPAR Records

  • Correct details in school admission forms, report cards, and board records.
  • Notify the education board for correction in board exam certificates.
  • Issue a confirmation letter to parents once updated.

Final Checklist

✅         Always check AAPAR records at the time of admission.
✅         Get changes done before the Class 10/12 exams to avoid board certificate errors.
✅         Legal name changes require a Gazette Notification & Affidavit.
✅         Incorrect DOB can cause issues in scholarships, admissions, and jobs.

FORMS to Change NAME & Date of Birth

एएपीएआर (AAPAR) रिकॉर्ड में छात्र का नाम और जन्मतिथि बदलने के लिए परामर्श


AAPAR क्यों महत्वपूर्ण है?

AAPAR (स्वचालित स्थायी शैक्षणिक रिकॉर्ड) एक महत्वपूर्ण प्रणाली है जो छात्रों के शैक्षणिक रिकॉर्ड को पूरे स्कूल जीवन में संरक्षित रखती है। यह स्कूल बदलने, बोर्ड परीक्षाओं, और सरकारी दस्तावेज़ों (जैसे आधार, पासपोर्ट, छात्रवृत्ति) में सही जानकारी बनाए रखने में मदद करता है।

सही नाम और जन्मतिथि (DOB) क्यों जरूरी है?

AAPAR में नाम और जन्मतिथि सही होना बहुत आवश्यक है क्योंकि:
✔ बोर्ड परीक्षा प्रमाण पत्र और स्कूल दस्तावेज़ों में कोई गलती नहीं होगी।
✔ कॉलेज प्रवेश, सरकारी परीक्षा और नौकरी आवेदन में परेशानी नहीं आएगी।
✔ गलत DOB से छात्रवृत्ति, प्रवेश परीक्षा और आयु–सीमा वाले लाभ पर असर पड़ सकता है।
✔ गलत जानकारी से पासपोर्ट या वीज़ा आवेदन में रुकावट आ सकती है।

गलत नाम और DOB से होने वाले नुकसान:

  • अगर किसी छात्र की जन्मतिथि 2008 के बजाय 2009 दर्ज हो गई, तो वह किसी प्रतियोगी परीक्षा में उम्र सीमा के कारण अयोग्य हो सकता है।
  • नाम की स्पेलिंग में गलती (जैसे “राहुल” की जगह “राहूल”) से नौकरी और सरकारी दस्तावेज़ों के सत्यापन में देरी हो सकती है।

छात्रों और अभिभावकों के लिए

आप नाम या DOB कब बदल सकते हैं?

  • स्पेलिंग की गलती (जैसे, “अमन” की जगह “अम्मन”)।
  • कानूनी नाम परिवर्तन (गोद लिए जाने, धर्म परिवर्तन, या व्यक्तिगत कारणों से)।
  • गलत जन्मतिथि स्कूल रिकॉर्ड में दर्ज होना।

नाम या DOB बदलने के लिए आवेदन कैसे करें?

  1. स्कूल प्रधानाचार्य को आवेदन लिखें, जिसमें सही जानकारी दें।
  2. आवश्यक दस्तावेज़ संलग्न करें (जन्म प्रमाण पत्र, आधार, स्कूल के पिछले रिकॉर्ड, गजट अधिसूचना, शपथ पत्र)।
  3. स्कूल कार्यालय में आवेदन जमा करें।
  4. फॉलो–अप करें, ताकि AAPAR में सही जानकारी अपडेट हो जाए।

स्कूल प्रशासन के लिए

सत्यापन प्रक्रिया

  • माता-पिता से सभी वैध दस्तावेज़ प्राप्त करें।
  • जन्म प्रमाण पत्र, स्कूल रिकॉर्ड और आधार कार्ड से मिलान करें।
  • आवश्यकता होने पर शपथ पत्र या गजट अधिसूचना मांगें।

AAPAR रिकॉर्ड में अपडेट कैसे करें?

  • स्कूल के दाखिला फॉर्म, रिपोर्ट कार्ड और बोर्ड रिकॉर्ड में सही जानकारी दर्ज करें।
  • बोर्ड परीक्षा विभाग को जानकारी दें, ताकि प्रमाण पत्र में सही विवरण दर्ज हो।
  • बदलाव की पुष्टि करने के लिए अभिभावकों को एक आधिकारिक पत्र दें।

अंतिम जांच सूची (Final Checklist)

✅ नाम और जन्मतिथि दाखिले के समय सही जांच लें।
✅ कक्षा 10/12 परीक्षा से पहले बदलाव करवा लें, ताकि बोर्ड प्रमाण पत्र में गलती न हो।
✅ कानूनी नाम परिवर्तन के लिए गजट अधिसूचना और शपथ पत्र आवश्यक है।
✅ गलत DOB से छात्रवृत्ति, प्रवेश, और नौकरी में समस्या आ सकती है।

किसी भी प्रश्न के लिए अपने स्कूल प्रशासन या स्थानीय शिक्षा बोर्ड से संपर्क करें।

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